Le plus grand conseil municipal d'Europe va dilapider quatre fois plus que prévu, soit 115 millions d'euros,

Pour un projet ERP Oracle avéré catastrophique

Le conseil municipal de Birmingham, le plus grand d’Europe par sa population, devra payer jusqu’à 100 millions de livres sterling (115 millions d'euros) pour son système ERP d’Oracle (potentiellement une augmentation de quatre fois par rapport aux dépenses initiales estimées) dans un projet souffrant de retards, de dépassements de coûts et d’un manque de contrôle. Le nouveau chef du conseil, John Cotton, a déclaré au média régional Birmingham Mail : « Ma priorité en tant que nouveau chef a été d’avoir un sens immédiat de la situation avec les problèmes autour d’Oracle, de déterminer quel est le problème et comment nous allons le résoudre ».

Le conseil, qui perçoit 3,4 milliards de livres sterling (3,92 milliards d'euros) de revenus par an, se débat avec le projet de remplacement de SAP pour les fonctions centrales des ressources humaines et des finances depuis 2018. Le projet ERP, baptisé Financial and People, a été examiné en 2019, 2020 et à nouveau en 2021, lorsque le coût total de mise en œuvre du projet a été estimé à 38,7 millions de livres sterling (44,59 millions d'euros), « doublant le coût », a déclaré Robert Alden, chef conservateur, au conseil en avril.

Le nouveau chef du conseil municipal, John Cotton, a révélé qu'un « trou noir » massif doit maintenant être comblé dans le budget du conseil pour réparer le système défaillant, qui devrait enregistrer et automatiser chaque facture, achat et paiement de salaire par le conseil.

Le conseil a confirmé que le système Oracle lui-même n'est pas en faute, mais la manière dont son système a été mis en œuvre et intégré par l'autorité a déclenché d'énormes problèmes. Cotton a promis que les contribuables ne souffriraient pas de la crise, déclarant à BirminghamLive : « Nous ne prélèverons aucun argent sur la prestation de services de première ligne aux habitants de cette ville afin d'y remédier ».

Lorsqu'il lui a été demandé comment il était possible de protéger les services, il a déclaré : « Il existe d'autres moyens de faire face à une pression financière de cette nature, et c'est le plan sur lequel nous travaillons en ce moment ». Il n'a pas donné plus de détails, mais le quotidien est persuadé que cela pourrait impliquer un raid sur les réserves ou la vente des actifs du conseil.

Dans ses premières interviews avec les médias après avoir pris la direction du conseil, Cotton a déclaré :

La responsabilité de superviser la mise en œuvre incombe au membre du Cabinet des finances, Brigid Jones, qui a reçu ce rôle le lendemain de son éviction par le parti travailliste lors d'une prise de pouvoir. C'est dans ses fonctions précédentes qu'elle a dirigé l'analyse de rentabilisation et le plan de mise en œuvre d'Oracle.


Une initiative qui ne fait pas l'unanimité au sein même du conseil

Cependant, une source interne a déclaré aux médias qu'Oracle Fusion, le système ERP basé sur le cloud vers lequel le conseil se dirige, « n'est pas un produit qui convient aux autorités locales, car il est très orienté vers une organisation de fabrication/commerciale ».

« Le SAP standard est le même, mais BCC a personnalisé SAP pour qu'il fonctionne très bien et à part quelques désagréments mineurs, SAP était un bon produit qui n'aurait jamais dû être abandonné », a déclaré l'initié.

Rebecca Hellard, directrice stratégique de la gestion du conseil du conseil, a quitté son poste, selon le Birmingham Mail. Elle a été remplacée par Fiona Greenway, qui est maintenant directrice par intérim des finances du conseil et agente de l'article 151, un rôle statutaire responsable des finances du conseil.

En octobre 2022, un conseiller municipal de Birmingham a critiqué la décision d'entendre à huis clos un rapport sur le système informatique en difficulté de l'autorité. Le conseiller Meirion Jenkins a déclaré que rien de sensible n'avait été discuté et que la décision visait à « éviter l'embarras » du conseil. Lorsqu'il lui a été demandé de commenter la réaction de Jenkins, un porte-parole du conseil municipal de Birmingham a déclaré : « Nous ne discuterions pas de questions relatives à des employés individuels ».

Des éléments importants du système informatique continuaient alors d'être retardés, des sources affirmant que le conseil ne savait pas qui leur devait de l'argent et, dans certains cas, utilisait des cartes de crédit pour payer les factures impayées. Des experts externes ont été amenés, y compris d'Oracle, pour aider à faire fonctionner le système correctement.

Le conseil est passé au nouveau système Oracle en décembre 2021 pour aider à améliorer ses fonctions internes liées à la gestion financière et aux ressources humaines. Il est entendu que jusqu'à 100 000 transactions de 2022 à 2023 ne sont pas correctement chargées, avec 2 000 nouvelles transactions supplémentaires par semaine passant par le système défaillant.

Alors que le conseil affirme avoir effectué des paiements réussis de plus de 2,5 milliards de livres sterling aux fournisseurs, il a admis fin 2022 que le nouveau système informatique a « rencontré des difficultés » (le conseil n'ayant pas payé les écoles et les entreprises à temps).

En plus d'une augmentation fulgurante des coûts, le projet promettait moins d'économies que le chiffre initial de 26,9 millions de livres sterling (30,99 millions d'euros). En 2021, le Conseil a réduit de 16 millions de livres sterling (18,44 millions d'euros) ses projections d'économies.

En 2021, le fondateur et directeur technique d'Oracle, Larry Ellison, a déclaré que le conseil municipal de Birmingham était l'une des nombreuses victoires réussies pour migrer de très grands clients SAP ERP vers Oracle Fusion. Il a également mentionné le West Sussex County Council, dont la migration est également retardée.

Toutefois, Cotton a affirmé que la direction du conseil, à l'époque où Ian Ward était à sa tête, n'a pris conscience de l'ampleur des problèmes avec Oracle que de la fin mars au début avril, malgré deux ans de problèmes et de multiples questions des conseillers de l'opposition.

Sources : transcription des propos de Larry Ellison lors de l'appel avec les investisseurs, Birmingham Mail

Et vous ?

Que pensez-vous du choix du conseil municipal de Birmingham de passer à Oracle Fusion ?
Avez-vous déjà travaillé avec Oracle Fusion ou SAP ? Quelle a été votre expérience ?
Selon vous, quelles sont les conséquences à long terme de ce projet ERP pour le conseil municipal et les citoyens de Birmingham ?
Connaissez-vous d’autres exemples de projets ERP réussis ou ratés dans le secteur public ou privé ?
Pensez-vous qu’Oracle Fusion soit un produit adapté aux autorités locales ? Pourquoi ou pourquoi pas ?

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