Le Conseil du Comté de West Sussex en Angleterre fait face à une explosion des coûts pour le remplacement de son système ERP SAP par Oracle Fusion. Initialement estimé à 2,6 millions de livres sterling, le projet devrait maintenant atteindre près de 40 millions de livres sterling. Ce projet désastreux rejoint celui du conseil municipal de Birmingham sur la liste des « victoires » d'Oracle sur SAP, dont le cofondateur et patron d'Oracle, Larry Ellison, pourrait regretter de s'être vanté.Le conseil de la collectivité locale de la côte sud de l'Angleterre a déclaré qu'il examinait la migration d'un système ERP SAP vieillissant vers une instance d'Oracle Fusion basée sur le cloud, une migration qui a commencé en 2019, après s'être séparé de l'intégrateur de systèmes DXC. Le projet, qui a débuté il y a près de cinq ans, a connu divers retards et difficultés, conduisant le conseil à rechercher un nouveau partenaire pour la mise en œuvre. La décision de novembre 2019 de s’associer à un partenaire SI pour diriger l’implémentation d’un système basé sur le cloud Oracle Fusion a marqué le début d’une série de révisions budgétaires et de réévaluations.
Le programme visant à obtenir de nouveaux partenaires commerciaux et systèmes pour la migration démarrera le mois prochain. L'élément final du nouveau système devrait être mis en service en avril 2026, quelques mois avant la fin du support du système SAP actuel.
Selon un rapport du Comité de surveillance des performances et des finances publié au début de ce mois, le Conseil a déclaré qu'en novembre 2019, il a décidé d'aller signer un partenaire SI pour « diriger la mise en œuvre d'un système basé sur le cloud (Oracle Fusion). »
Le rapport ajoute : « À l'époque, un budget de 2,6 millions de livres a été convenu. Par la suite, il a été décidé de procéder à des changements commerciaux en faisant appel à d'autres fournisseurs et au personnel du Conseil, et de réinitialiser le budget du programme à 14,07 millions de livres (7 millions de livres en mars 2021... et 7,07 millions de livres en octobre 2022). »
Cependant, le conseil demande maintenant 26 millions de livres supplémentaires pour couvrir la mise en œuvre de 2024 à 2028, « y compris l'acquisition d'un soutien externe, une équipe de livraison du programme et une réserve de 4 millions de livres ». Cette demande porte le coût total prévu à environ 40 millions de livres (50 millions de dollars).
Le conseil ne peut expliquer cette augmentation que par « divers retards et difficultés rencontrés dans le programme ».
Néanmoins, ces difficultés ont été suffisantes pour provoquer un examen conjoint avec son partenaire de mise en œuvre à l'été 2023.
« Cet examen s'est conclu par un accord de résiliation du contrat, le Conseil assumant seul la responsabilité du programme à partir de septembre 2023 », peut-on lire dans les documents de la commission.
« À la suite de cette décision, il a été convenu que les agents examineraient les options pour la livraison future du programme, parallèlement à un examen de la résilience des systèmes SAP actuels, car ils continuent à être utilisés jusqu'à ce qu'ils soient remplacés », indique le rapport.
Le conseil prévoit maintenant de commencer un « programme actualisé pour mettre en œuvre Oracle Fusion en tant que système ERP préféré, basé sur un modèle d'adoption et non d'adaptation avec un nouvel ensemble de fournisseurs... La mise en service est prévue pour les différents éléments pour décembre 2025 et avril 2026 », a ajouté le conseil.
Le nouveau délai poussera le conseil à se heurter à la fin de l'assistance pour la version de SAP ERP antérieure à S/4HANA, qui comprend le système qu'il a acheté en 2001.
Une situation qui rappelle celle du conseil municipal de Birmingham
Le conseil municipal de Birmingham s’est déclaré en situation de détresse financière après que les coûts d’un projet Oracle ont explosé, passant de 20 millions de livres sterling à environ 100 millions de livres sterling. Le conseil a publié un avis juridique de la section 114, qui indique que l’organisation, dont le chiffre d’affaires est de 3,4 milliards de livres sterling est incapable d’équilibrer ses comptes. Il doit également faire face à une facture pouvant atteindre 760 millions de livres sterling pour régler des revendications d’égalité salariale.
La facture équivaut à la totalité de ses dépenses annuelles en services et augmente jusqu’à 14 millions de livres sterling chaque mois. En conséquence, l'autorité locale a déclaré qu'elle disposerait de moins de ressources à l'avenir et qu'elle devrait redéfinir ses priorités en matière de dépenses de l'argent des contribuables.
Elle s'est également excusée de ne pas avoir réussi à maîtriser la situation.
Toutefois, comme suite à la mise en œuvre d'un nouveau système informatique, Oracle, l'analyse a révélé des coûts supplémentaires importants que la municipalité devra payer.
Une information confirmée dans une déclaration des conseillers John Cotton et Sharon Thompson, respectivement leader et leader adjoint, qui ont indiqué que l’autorité était touchée par des difficultés financières dues à des problèmes liés à la mise en œuvre de son système informatique Oracle. Le conseil a demandé à l’Association des collectivités locales un soutien stratégique supplémentaire, selon le communiqué.
« Étant donné les sommes énormes en jeu, le conseil ne peut pas se permettre de payer cela avec les ressources existantes, y compris les réserves », a déclaré le conseil.
Après avoir lutté avec le projet visant à remplacer SAP pour les fonctions centrales des ressources humaines et des finances depuis 2018, le projet ERP, baptisé Financial and People, a été examiné en 2019, 2020 et à nouveau en 2021, lorsque le coût total de mise en œuvre du projet a été estimé à 38,7 millions de livres sterling, « doublant le coût », a déclaré Robert Alden, chef conservateur, au conseil en avril.
Le projet, baptisé Financial and People, était « crucial pour une organisation de la taille du conseil municipal de Birmingham », avait déclaré un porte-parole à l’époque.
Le nouveau chef du conseil municipal, John Cotton, a révélé qu'un « trou noir » massif doit maintenant être comblé dans le budget du conseil pour réparer le système défaillant, qui devrait enregistrer et automatiser chaque facture, achat et paiement de salaire par le conseil.
Source : rapport
Et vous ?
Quelles leçons pensez-vous que les autres conseils ou organisations peuvent tirer de la situation du Conseil du Comté de West Sussex ? À votre avis, quels facteurs ont le plus contribué à l’augmentation des coûts du projet Oracle Fusion ? Comment les organisations peuvent-elles mieux anticiper les coûts et les défis des grands projets de transformation numérique ? Quel rôle joue la gouvernance de projet dans la gestion des budgets et des délais pour de tels projets ? Est-il justifiable d’investir autant dans un nouveau système ERP, étant donné les risques et les coûts potentiels ? Quelles alternatives moins coûteuses et plus efficaces suggéreriez-vous pour la mise à jour des systèmes ERP ? Comment les décideurs devraient-ils équilibrer l’innovation technologique avec la responsabilité financière ? Quelle est l’importance de la transparence et de la communication avec les parties prenantes dans la gestion des attentes autour des coûts des projets informatiques ? 
Envoyé par RenarddeFeu
