Rares sont les entreprises modernes qui ne considèrent pas les PDF comme un élément essentiel de leurs processus. Peut-être considèrent-elles l'omniprésence du PDF comme allant de soi, mais lorsqu'elles y réfléchissent, elles doivent admettre que les PDF jouent un rôle essentiel dans l'ensemble de leur entreprise, qu'il s'agisse de contrats, de soumissions réglementaires ou d'enregistrements transactionnels. Cependant, même si les PDF jouent un rôle essentiel en garantissant une présentation cohérente des documents sur différentes plateformes, certaines limitations ont été imposées par le biais d'extensions propriétaires.Le dilemme du XFA - Un obstacle propriétaire dans le monde du PDF
L'architecture de formulaires XML (XFA) d'Adobe en est un exemple. Il s'agit d'un format propriétaire destiné à étendre les fonctionnalités des PDF traditionnels en les rendant dynamiques et interactifs. Il est vrai que XFA peut surmonter certaines des limites des PDF standard en permettant aux formulaires de s'adapter aux données saisies par l'utilisateur, mais il est important de savoir que ce format ne fonctionne qu'au sein de l'écosystème d'Adobe. En d'autres termes, étant donné que de nombreux produits Adobe compatibles avec XFA ne sont pas disponibles sur les plateformes mobiles ou web, ces « PDF dynamiques » ne fonctionnent souvent pas dans les environnements de travail actuels.
Pour les utilisateurs et les développeurs, c'est un gros problème car les documents XFA peuvent alors devenir la cause de goulets d'étranglement, au lieu de faciliter des workflows fluides. Cette compatibilité limitée et cette dépendance forcée à l'égard des produits d'un fournisseur spécifique ne sont pas seulement frustrantes, elles peuvent aussi s'avérer très coûteuses.
Surmonter les limites de XFA pour des workflows PDF véritablement multiplateformes
La bonne nouvelle, c'est qu'en raison de la notoriété croissante de ces défis, des solutions ont été trouvées pour atténuer les problèmes liés à la nature propriétaire de XFA. Il est désormais possible de profiter des fonctionnalités des formulaires PDF sur des plateformes hétérogènes, qu'il s'agisse d'un ordinateur de bureau, d'un serveur, d'un téléphone portable ou d'un site web. Le tout, sans être enfermé dans l'écosystème d'un seul fournisseur. Grâce à la prise en charge de l'affichage, du remplissage et de la signature des formulaires XFA sur pratiquement tous les types de plates-formes, ces solutions peuvent soulager les points douloureux causés par les fonctionnalités restreintes des solutions XFA restrictives.
De plus, il existe aujourd'hui des solutions qui prennent en charge la population automatique et l'extraction des données des formulaires XFA, ce qui peut considérablement améliorer l'automatisation du workflow. Ceci est important car dans de nombreuses applications spécifiques à l'industrie, il est nécessaire de remplir les formulaires avec des données qui se trouvent dans d'autres systèmes. Cependant, le coût élevé et le manque de flexibilité des licences de la technologie XFA rendent peu pratique l'utilisation de leurs outils à cette fin. C'est pourquoi la plupart des fournisseurs de PDF ont tout simplement choisi de ne pas prendre en charge XFA, laissant ainsi un vide sur le marché.
Un appel pour un soutien plus large et une meilleure compatibilité
Même si certains formats propriétaires - comme XFA - tentent de remédier aux limites des PDF traditionnels, il est devenu évident qu'une approche plus ouverte et universellement compatible est nécessaire. Les organisations qui dépendent de documents dynamiques ont réellement besoin de solutions qui fonctionnent de manière transparente sur toutes les plateformes. Elles peuvent ainsi éliminer les problèmes de compatibilité et réduire la plupart des coûts (si ce n'est tous) associés aux formats restreints.
L'objectif ultime est de rendre les formulaires PDF accessibles et fonctionnels pour tous, quels que soient les plateformes ou les outils utilisés. En adoptant des solutions qui offrent une véritable prise en charge multiplateforme, les entreprises peuvent débloquer de puissantes capacités d'automatisation des workflows et réaliser des progrès considérables en matière d'efficacité et de gestion des données.
Remettons en question le statu quo
Il existe une opportunité évidente pour ceux qui sont prêts à aller au-delà des limitations propriétaires et à offrir un support plus large pour les documents dynamiques. En effet, c'est l'occasion de se différencier et d'acquérir un avantage concurrentiel. Mais l'accent doit être mis sur l'offre de solutions flexibles, rentables et largement compatibles qui répondent aux divers besoins d'aujourd'hui et de demain.
Ce faisant, il devient possible non seulement de résoudre les problèmes créés par les formats propriétaires, mais aussi d'établir une nouvelle norme pour les workflows documentaires dynamiques.
François Thévenot
À propos de Foxit
Foxit est l'un des principaux fournisseurs de produits et services innovants en matière de PDF et d'eSignature, aidant les travailleurs à augmenter leur productivité et à en faire plus avec les documents. Foxit propose des logiciels de bureau, des applications mobiles et des services cloud faciles à utiliser qui permettent aux utilisateurs de créer, d'éditer, de remplir et de signer des documents grâce à leurs offres intégrées d'édition de PDF et de signature électronique. Foxit permet aux développeurs de logiciels d'incorporer une technologie PDF innovante dans leurs applications grâce à des kits de développement logiciel (SDK) puissants et multiplateformes.
Source : Foxit
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